創業以来、同社では業務を紙で管理しており、受発注時は主にFAXとメールを使用していました。仕入れや外注、売上げ、請求管理は既存のデータベースを使っていましたが、データベースに対応したパソコンが1台しかないため、社長と会長が同時に使用することができず待機時間が発生していました。また、従業員の経験値の違いから作業漏れが発生することがあり業務効率が低下していたため、これらの課題を解決するためにシステム化の導入を検討し始めました。

システム化に際しどこから着手したらよいのか、また、どこに相談したらよいのか分からず、横浜市が開催した「横浜市DX人材育成セ
ミナー」に参加。このセミナーで、IDEC横浜の技術アドバイザーに相談することになり、これをきっかけにデジタル化支援を開始しました。まず、アドバイザーが同社の現状を聞き取り、課題を整理しました。その結果、(1)システムの複雑化を避けるため、業務プロセスの簡素化、(2)処理漏れ・誤りを防ぐため納品・入荷日など受発注情報のチェック機能の設定、(3)社外のPCやスマートフォンからアクセスできるようクラウド型のシステムにするなどの基本方針を決定しました。その後は横浜市内のシステム会社と話を進めていきました。

当初は、市販のソフトウェアを使ってシステム化を進めようとしましたが、紙の伝票や図面の管理には限界があり、クラウドでの一元
管理ができないという問題がありました。そこで、新たに独自の受発注管理システムを構築し、図面管理をクラウドで対応できる仕組みを導入しました。この取組により、業務漏れが減少し、作業効率が大幅に上がり精度も向上したことで、作業時間の短縮と納品漏れも確認できるようになりました。また、スケジュール管理機能を活用することで、常に納期どおりの納品が実現し、全体的な業務の効率化や品質向上にもつながりました。

今回のシステム化により、粗利益計算も可能となり、社長や会長の経験値に頼らず、誰でも正確な見積作成ができるようになりまし
た。その結果、業務の効率化と改善が進み、作業の平準化が図られました。今後は、CADを活用し、システムにデータを取り込んで加工を自動化することを目指しています。さらに、作業の精度向上とスピードアップの実現に向けて、デジタル化を進めることで町工場のイメージを刷新し、若い世代にも興味を持ってもらえるのではないかと同社は考えています。IDEC横浜は、今後も同社の生産性の向上、競争力強化を支援していきます。